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西安會議活動策劃要注意哪些?

作者:西安漢風 發布日期:2018/1/22 關注次數: 二維碼分享

小編今天給大家介紹一下關于西安會議活動策劃的流程和參會人員要做的準備工作:

注意事項

1.考慮周全要成功地舉辦一次會議,尤其是大型會議,須要考慮很多方面的問題,比如開會的時間是否能保證大家都能參加,會不會遇到外賓來訪或者公司出貨;不能出席的人是否有替代人選,怎樣聯絡;會議的主席、主持、記錄人員、現場服務人員等相關人員的安排是否妥當;會議需要什么輔助器材,由誰負責;會議進行的時間預計有多久等等。只有事先做好準備工作,才能保證會議地順利進行與圓滿結束。

選擇合適的會議場所

2.會議場所的選擇有很多種,較常用的是公司的會議室;有時公司會在周末安排員工到一個山清水秀的度假勝地,一邊開會,一邊度假;至于大型的、重要的會議則可以專門租用飯店的會場。不管采用哪種方式,對會場的基本要求是一致的,即:會場應該舒適寬敞,隔音效果好,采光通風良好,沒有其他干擾,較好有窗簾,便于在放投影資料時看得清楚,安靜不嘈雜,空調良好,插座、電源、白板、麥克風等設備齊全。

西安會議活動策劃

3.用文字記錄會議的相關事項

在準備會議的過程中,有關會議的各個事項,如時間、地點、會議議程等等都應該用文字記錄下來,便于在后續工作中察看。有關會議的決定、通知等要打印出來發給相關人員,不能只進行口頭通知,俗話說“口說無憑”,有時候秘書已經通知了各個部門主管,可是有的人忙起來就忘記了,所以必須把工作做細致。

會場的器材準備

現代化的會議離不開各種輔助器材,在召開會議之前,就應該把各種輔助器材準備妥當。

1.桌椅、名牌(現代高檔會議室用桌面智能終端取代傳統名牌)、茶水

桌椅是較基本的設備,可以根據會議的需要擺成圓桌型或報告型,如果參加會議的人數較多,一般應采用報告型,不需要準備座位牌,如果參加會議的人比較少,一般采用圓桌型,并且要制作座位牌,即名牌,讓與會人員方便就座。但是為了提高會議的檔次及滿足現代會議的需要,一般采用能重復使用的桌面智能終端,推進無紙化的進程,真正體現綠色會議,智能會議的需要。

會議上的茶水飲料較好準備礦泉水,因為每個人的口味不一樣,有的人喜歡喝茶,有的人喜歡喝飲料,還有的人喜歡喝咖啡,所以如果沒有特別的要求,礦泉水是較能讓每個人都接受的選擇。

2.簽到簿、名冊、會議議程

簽到簿的作用是幫助了解到會人員的多少,分別是誰,一方面使會議組織者能夠查明是否有人缺席,另一方面能夠使會議組織者根據簽到簿安排下一步的工作,比如就餐、住宿等。印刷名冊可以方便會議的主席和與會人員盡快地掌握各位參加會議的人員的相關資料,加深了解,彼此熟悉。

3.黑板、白板、筆

在有的場合,與會人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖,從而說明問題,雖然視聽設備發展得很快,但是傳統的表達方式依然受到很多人的喜愛,而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點。此外,粉筆、萬能筆、板擦等配套的工具也必不可少。

4.各種視聽器材

現代科技的發展帶來了投影儀、幻燈機、錄像機、鐳射指示筆或指示棒等視聽設備,給人們提供了極大的方便。在召開會議前,必須先檢查各種設備是否能正常使用,如果要用幻燈機,則需要提前做好幻燈片。錄音機和攝像機能夠把會議的過程和內容完整記錄下來,有時需要立即把會議的結論或建議打印出來,這時就需要準備一臺小型的影印機或打印機。

5.資料、樣品

如果會議屬于業務匯報或者產品介紹,那么有關的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產品時,單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的,如果給大家展示一個具體的樣品,結合樣品一一介紹它的特點和優點,那么給大家留下的印象就會深刻得多。

6.會標、背景板、展板

會標一般指會議名稱和會議標語橫幅。

為強化會議效果,許多會議將會標美化、渲染為會議背景板(采用噴繪畫面),特別是一些特殊的如黨代會等,采用噴繪背景板,可將黨徽、旗幟等噴繪在畫面上,從而節約會議成本和準備時間。但采用噴繪寫真畫面時,一定要注意采用環保材料,否則噴繪寫真畫面散發的刺鼻氣味不僅影響會議分為,對與會者,尤其是主席臺就坐人員身體健康不利。

為渲染會議或活動,會場內外放置展板是有效方法。

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會議禮儀--會議前

請你回顧一下自己的工作狀態,除了在自己工位上的時間、電話溝通的時間會多一些,還有哪種溝通方式多一些?這就是會議溝通。下面我們就來談在會議當中應該注意哪些禮儀。

按參會人員來分類,會議基本上可以簡單地分成公司外部會議和公司內部會議。公司外部會議,可以分成產品發布會、研討會、座談會等。

內部會議包括定期的工作周例會、月例會、年終的總結會、表彰會,以及計劃會等等。

我們以外部會議為例,講一講商務禮儀中需要關注的一些細節。我們將會議分成會議前、會議中、會議后。

會議前

在會議前的準備工作中,我們需要注意以下這幾方面:

·WHEN-會議開始時間、持續時間

·WHERE-會議地點確認

·WHO-會議出席人

·WHAT-會議議題

·OTHERS-接送服務、會議設備及資料、公司紀念品等

WHEN-時間,你要告訴所有的參會人員,會議開始的時間和要進行多長時間。這樣能夠讓參加會議的人員很好地安排自己的工作。

WHERE-地點,是指會議在什么地點進行,要注意會議室的布局是不是適合這個會議的進行。

WHO-人物,以外部客戶參加的公司外部會議為例,會議有哪些人物來參加,公司這邊誰來出席,是不是已經請到了適合外部的嘉賓來出席這個會議。

WHAT-會議的議題,就是要討論哪些問題。

OTHERS-會議物品的準備,就是根據這次會議的類型、目的,需要哪些物品。比如紙、筆、筆記本、投影儀等等是不是需要用咖啡、小點心等。

會議禮儀--會議中

在會議進行當中,我們需要注意以下這幾方面:

(1)會議主持人

主持會議要注意·介紹參會人員·控制會議進程·避免跑題或議而不決·控制會議時間

(2)會議座次的安排

一般情況下,會議座次的安排分成兩類:方桌會議和圓桌會議。

一般情況下會議室中是長方形的桌子,包括橢圓形,就是所謂的方桌會議,方桌可以體現主次。

在方桌會議中,特別要注意座次的安排。如果只有一位領導,那么他一般坐在這個長方形的短邊的這邊,或者是比較靠里的位置。就是說以會議室的門為基準點,在里側是主賓的位置。如果是由主客雙方來參加的會議,一般分兩側來就坐,主人坐在會議桌的右邊,而客人坐在會議桌的左邊。

還有一種是為了盡量避免這種主次的安排,而以圓形桌為布局,就是圓桌會議。在圓桌會議中,則可以不用拘泥這么多的禮節,主要記住以門作為基準點,比較靠里面的位置是比較主要的座位,就可以了。

會議禮儀--會議后

在會議完畢之后,我們應該注意以下細節,才能夠體現出良好的商務禮儀。主要包括:

·會談要形成文字結果,哪怕沒有文字結果,也要形成階段性的決議,落實到紙面上,還應該有專人負責相關事物的跟進;

·贈送公司的紀念品;

·參觀,如參觀公司,或廠房等。

·如果必要,合影留念。


以上就是小編代表西安漢風展覽展示公司給大家推薦的關于西安活動策劃的流程和準備工作,詳詢:029-85338062  18691631169


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